Usar voz para texto nos emails acelerou as minhas comunicações de trabalho no telemóvel.

Estava numa plataforma cheia de gente, café numa mão, o saco a escorregar do ombro, a responder apressadamente a um email do tipo “É rápido?” que, na verdade, não era nada rápido. Cada sublinhado vermelho parecia um pequeno julgamento. O comboio chegou, a multidão empurrou, o cursor saltou e senti que a minha manhã estava a escapar-me. Espreitei para o pequeno ícone do microfone, hesitei, depois toquei. As palavras saíram enquanto as portas do comboio se fechavam, e a mensagem foi do pensamento ao rascunho e enviada mais depressa do que as luzes da carruagem a piscar. Os meus ombros relaxaram. Não sabia que a velocidade podia ser tão calma. Parei de escrever.

Quando os meus polegares desistiram, os meus emails ficaram mais rápidos

O ditado por voz transformou o tempo “morto” em tempo útil. O percurso entre reuniões, a viagem de elevador, a fila para um café — tudo se tornou pequenas janelas para emails. Parecia quase injusto, como ter um estenógrafo pessoal que nunca para para almoçar.

Quando decidi apostar nisto, os números foram claros. Escrevendo no telemóvel faço cerca de 35 palavras por minuto; a ditar consigo 110–140 quando estou embalado. Um estudo ligado à Universidade de Stanford cronometrava a voz como sendo aproximadamente três vezes mais rápida que escrever no telemóvel, o que coincide com o que vejo no meu dia a dia. Um intervalo de cinco minutos rende-me três respostas completas, em vez de meio rascunho ansioso. Os polegares não foram feitos para escrever textos longos.

O outro ganho é mental. Falar flui; teclar atrasa. Ao ditar, esboço o pensamento enquanto o digo, o que reduz as pausas do género “onde ia eu?” que fazem os toques no telemóvel arrastar-se. Também elimina as microcorreções que desviam a atenção. Termino mais mensagens com menos interrupções, e soam mais… a mim.

Como é que realmente dito emails sem soar a robô

A minha rotina é simples. Começo pelo corpo do email, não pelo assunto, para não ficar bloqueado no título. Toco no microfone e falo em frases curtas e claras: “Olá Alex, novo parágrafo, questão rápida sobre o ficheiro de amanhã, ponto final.” Depois acrescento detalhes, faço pausa e só depois escrevo o assunto enquanto a estrutura está fresca. Último passo: revisão rápida de 20 segundos com o polegar, a ver nomes, números e tom. Dita já, edita depois.

A pontuação é quase uma linguagem própria e compensa o esforço. Em inglês britânico, dizer “vírgula”, “ponto final”, “novo parágrafo”, “ponto de interrogação” e “travessão” resulta em emails arrumados e legíveis. Se preciso de listas, digo “travessão” antes de cada item. Os nomes têm atenção especial — soletro letra a letra da primeira vez ou adiciono ao dicionário do telemóvel. Nos comboios, uso o microfone dos auriculares; lida melhor com o ruído do que o microfone do telemóvel e não fico a sentir que falo para toda a carruagem. Todos já passámos pelo momento em que a mensagem de um desconhecido se torna espetáculo público.

Os erros mais comuns são previsíveis. Fale em frases simples, nada de frases enroladas; os sistemas de voz adoram clareza. Abrande em jargões, siglas e números, e verifique logo as palavras homófonas — “site” em vez de “sight”, “meet” em vez de “meat”. Conteúdo sensível pede um canto calmo ou um rascunho escrito. Se estiver preocupado com privacidade, desligue os “resultados pessoais” do assistente, mantenha a funcionalidade offline de ditado sempre que possível, e reserve as notas legais ou de recursos humanos para um teclado. Sejamos honestos: ninguém segue isto à risca todos os dias.

“Dita o rascunho para rapidez, edita com os polegares para confiança”, disse-me um colega. “O microfone é rápido; o teu julgamento é o filtro.”

• iOS: Definições → Geral → Teclado → Ativar Ditado; em Mail, toque no microfone do teclado para iniciar/parar.
• Android: Instale/atualize Gboard → Definições → Escrita por voz; mantenha premida a vírgula para ativar o microfone no Gmail ou no Outlook.
• App Gmail: Dite o corpo do email por voz; toque em Assunto depois; use “Agendar envio” se estiver em movimento e quiser entregar às 9h.
• Outlook móvel: Toque no microfone no campo da mensagem; ative “Pontuar automaticamente” e adicione nomes próprios ao dicionário pessoal.
• AirPods/Pixel Buds: Use o microfone dos auriculares em ambientes ruidosos; mantenha um ouvido livre para não acabar a falar para o vazio.

O que mudou comigo — e o que pode mudar consigo

Respondo mais depressa sem parecer apressado. O tom é mais caloroso porque estou a falar, não a “martelar as palavras”. Quando preciso de nuance, abrandando a voz e depois revejo o texto. Sinto que passei de um teclado pegajoso para uma conversa — que era o que o email devia ser. Ainda acontecem enganos engraçados — já prometi um “abraço público” em vez de “public bugging” (assédio público) — mas são raros e corrigem-se numa revisão rápida. A grande diferença é a energia: levo menos rascunhos inacabados na cabeça. A velocidade só conta se a clareza sobreviver. O ditado por voz permite as duas coisas quase sempre.

Perguntas frequentes:

• O ditado por voz é seguro para emails de trabalho? Depende das definições do aparelho e da política da empresa. Use ditado offline quando possível, fale em privado sobre temas sensíveis e evite dizer credenciais ou números confidenciais em público.
• E se o meu sotaque ou nomes pouco comuns forem mal interpretados? Adicione nomes ao seu dicionário pessoal e soletre-os da primeira vez que os usar. A maioria dos sistemas adapta-se após uma semana de uso, especialmente se abrandar nos nomes próprios.
• Como é que dito pontuação e formatação? Diga “vírgula”, “ponto final”, “ponto de interrogação”, “nova linha” ou “novo parágrafo”, “travessão”. Para listas, diga “travessão” antes de cada ponto e depois converta em marcadores se necessário.
• Quando não devo usar ditado? Notas legais, de RH ou sensíveis são melhores escritas calmamente. Também evite ditado em ambientes muito barulhentos ou se precisar de formatação complexa e rápida, que é mais fácil num portátil.
• Recomenda alguma app ou microfone? Gboard e Ditado iOS são ótimos por defeito; Outlook e Gmail estão bem integrados. Para microfones, AirPods, Pixel Buds ou quaisquer auriculares com microfone ajudam em locais agitados.